Aktenbestand auf SQL Server umstellen und umfangreiche Aktenverwaltung nutzen
Regelmäßigen Lesern der RA-MICRO Website wird sicherlich folgende aktuelle Meldung in den News aufgefallen sein: “ 26.07.2012: rm7 Aktenbestand umstellen“ 
… mehr . Bereits in der monatlich erscheinenden Fachzeitschrift RaFa-Z hatte RA-MICRO in der Februarausgabe 2012 … mehr den Umstieg auf einen SQL Server empfohlen und u.a. so begründet:
„Während Ihrer Arbeit mit RA-MICRO läuft das Programm langsam und Sie müssen lange auf Informationen warten? Oder das Programm stürzt von Zeit zu Zeit sogar ab und Sie fürchten den Verlust Ihrer Daten? Das kann zwar unterschiedliche Ursachen haben, aber beispielsweise auch daran liegen, dass an Ihrem Arbeitsplatz mit Access-Datenbanken gearbeitet wird, die der Datenmenge nur begrenzt gewachsen sind. Eine Lösung dafür könnte ein Umstieg auf die Arbeit mit einem SQL Server sein.“
und weiter: Zum Speichern von Daten, die sich häufig ändern, wie z. B. die Daten der E-Akte, nutzt RA-MICRO in der Regel Datenbanken auf Access-Basis. Sie eignen sich zur Nutzung in einem Netzwerk von bis zu zehn Anwendern. Um auf eine Access-Datenbank zuzugreifen, muss der RA-MICRO Arbeitsplatz die Datenbankdatei vollständig vom Server in den Arbeitsspeicher des Computers laden, bevor das RA-MICRO Programm die Datensätze auswerten kann.
RA-MICRO beschreibt auch die Vorteile der Datenspeicherung von SQL:
- Höhere Geschwindigkeit: Das Kopieren der Datenbank zwischen dem Server und dem RA-MICRO Arbeitsplatz entfällt, die Auswirkungen fehlerhafter Netzwerke auf die RA-MICRO Datenbanken werden minimiert und das Netzwerk wird entlastet.
- Zugriffsschutz: Ein direkter Zugriff auf Dateiebene (Explorer) auf die Datenbank ist nicht mehr möglich, da der Zugriff nur über den SQL-Server Datenbankdienst erfolgt.
- Authentifizierung: Um auf die SQL Datenbank zugreifen zu können, muss sich der Nutzer authentifizieren. Der RA-MICRO Arbeitsplatz muss nicht selbst die Datenbankabfrage ausführen. Das spart Rechenleistung.
- Datenverfügbarkeit: Mängel durch fehlerhafte Netzwerke oder fehlerhafte RA-MICRO Arbeitsplätze haben keinen oder nur geringen Einfluss. Dadurch bleibt die Datenbankkonsistenz erhalten.
- Höhere Datensicherheit
Einfach gesagt kann man sich das so vorstellen: angenommen, alle Akten eine Kanzlei sind in einem Ordner abgeheftet. Der Anwalt benötigt nun die Adresse des Gegners aus der Akte 215/10.
Bei Datenspeicherung mit Access (bisher die Standardvariante) muß nun der gesamte Ordner mit allen Akten vom Server auf den Arbeitsplatz des Anwalts. Der Computer auf dem Arbeitsplatz des Anwaltes schaut dann in dem Ordner nach, um die Adresse anzuzueigen.
Bei SQL Datenspeicherung funktioniert das so: der Computer des Anwaltes schickt eine Anweisung an den Server: ich brauche die Adresse aus der Akte 215/10. Nun schaut der Server selbst in dem großen Aktenordner nach und schickt dem Computer des Anwaltes nur genau die Adresse …. und nicht den ganzen Aktenordner.
Der Vergleich zeigt: bei Access wird der gesamte Aktenordner verschickt, bei SQL exakt die angefragte Adresse geliefert. Das letzteres wesentlich schneller geht, dürfte klar sein.
Ein weiterer großer Vorteil der SQL Datenspeicherung in RA-MICRO ist die Erweiterung von Datenfeldern. Insbesondere die Erweiterung der Felder Aktenkurzbezeichnung („Wer gegen Wen“) und Aktenlangebezeichnung („Wegen / in Sachen“) auf nunmehr 80 Zeichen bietet Vorteile bei der Erfassung komplexer Aktendaten, beispielsweise bei Firmennamen oder Doppelnamen in Familienssachen.
Nach Anpassung der Paltzhaltern in den Briefköpfen werden die erweiterten Aktendaten natürlich auch in die Schriftsätze der Kanzlei übernommen.
Aus den weiteren Vorteilen der SQL Datenspeicherung – sichere Datenhaltung in einer SQL Datenbank – ergeben sich jeodoch auch Änderungen für den Anwender. Während bei Access Datenspeicherung die Datensicherung durch Sicherung des \ra Verzeichnisses erfolgen konnte, muss bei SQL Datenhaltung zusätzlich die SQL Datenbank gesichert werden. Hierzu wir eine Backupsoftware benötigt, die SQL Server Datenbanken sichern kann. Hieraus ergibt sich auch, dass bei SQL Datenhaltung nicht mal eben schnell das \ra Verzeichnis als lokale Kopie auf ein Notebook für mobile Datennutzung unterwegs kopiert werden kann.
Vorteile der SQL Datenspeicherung für den RA-MICRO Anwender:
- Erweiterung der Datenfelder Aktenkurzbezeichnung und Aktenlangbezeichnung auf 80 Zeichen
- bis zu 999 Aktenbeteiligte können pro Akte verwaltet werden.
- bis zu 99 Unterakten sind pro Akte möglich.
- bis zu 9 Wiedervorlagen können pro Akte hinterlegt werden.
- eine unbegrenzte Anzahl von Bearbeitungsvermerken kann in der Adresshistorie gespeichert und eine Akte mehreren Aktensachbearbeitern zugeordnet werden.
- das Verwalten des Aktenregisters auf SQL-Basis ermöglicht eine sichere Datenhaltung und einen schnellen Zugriff auf den Datenbestand.
Systemvoraussetzungen / Lizenzen
RA-MICRO Lizenzen:Seit der Version 7 von RA-MICRO ist die Datenspeicherung mittels SQL (SQL Schnittstelle) Standardlieferumfang der RA-MICRO Lizenzen. Bei sehr alten Lizenzen kann ggf. eine Lizenzaktualisierung notwendig sein. Wir prüfen dies gerne für Sie!
SQL Server: meint die Installation der SQL Server Software. Diese kann in der Regel auf bestehende Server installiert werden, so dass keine neue Hardware beschafft werden muß. Den Microsoft SQL Server gibt es sowohl in einer eingeschränkten kostenfreien Version als SQL Express Server als auch in einer Version als kostenpflichtigen SQL Server mit erweitertem Funktionsumfang (Wartunsgpläne u.a.). Welche Version für Sie die geeignete ist, hängt von Ihrer Kanzleigröße, der Anzahl der Arbeistplätze und Ihrem Datenaufkommen ab. Wir prüfen dies, und beraten Sie über den oprimalen Einsatz des SQL Servers.
Haben wir Ihr Interesse an einer Umstellung der RA-MICRO Datenbank auf SQL geweckt? Dann bitte nachfolgendes Formular ausfüllen. Wir melden uns bei Ihnen und beraten sie umfassend bzgl. einer RA-MICRO Umstellung.