RA-MICRO Jahresversion 2019

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, sehr geehrte Damen und Herren,

die Version 2019 wird ab Ende Dezember 2018 zum Download zur Verfügung stehen und i. d. R. automatisch als Update übertragen. Die Neuerungen im Detail sind wie stets in den aktuellen Hinweisen beschrieben. Wir empfehlen die Kenntnisnahme, um den produktiven Nutzen von RA-MICRO in der Praxis zu erhalten und zu erhöhen. Neu ist eine audiovisuelle Darstellung von Inhalten des Anwenderrundschreibens auf der RA-MICRO Homepage und unter www.2019.ra-micro.de in Videoform.

1. Microsoft und RA-MICRO 64-Bit Systeme

Innerhalb etwa des letzten Jahrzehntes hat Microsoft die Umstellung von der rund 20 Jahre alten 32-Bit Software-Technologie auf die moderne 64-Bit Software-Technologie vollzogen, indem zunehmend die Microsoft Produkte parallel in 32- und 64-Bit Technologie angeboten wurden. Windows 10 wird grundsätzlich in 64-Bit Technologie installiert, sodass heute die überwiegende Zahl der RA-MICRO Arbeitsplätze über 64-Bit Betriebssysteme verfügt. Mit Office 2019 hat Microsoft nunmehr den Schritt vollzogen, die Office-Produkte regelmäßig als 64-Bit System zu installieren und eine 32-Bit Version nur noch gesondert zur Verfügung zu stellen. RA-MICRO ist bisher aus Kompatibilitätsgründen mit den noch vorhandenen 32-Bit Kundensystemen in 32-Bit Technologie hergestellt. Das hat zur Folge, dass die RA-MICRO Office Schnittstellen mit den üblichen Office 2019 Versionen nicht mehr laufen, sondern Office 2019 nur in der alten 32-Bit Technologie zusammen mit RA-MICRO installiert werden kann. Wir sehen uns aufgrund dieser Entwicklung veranlasst, RA-MICRO insgesamt im Laufe des Jahres 2019 auf die moderne 64-Bit Technologie umzustellen. Wir müssen daher alle Kunden bitten, bis zum 31.12.2019 ihre PC-Arbeitsplätze mit einem 64-Bit Betriebssystem auszustatten, also i. d. R. ein Upgrade auf Windows 10 64-Bit auszuführen. Das RA-MICRO Hauptmenü hat eine Prüfung auf die 64-Bit Kompatibilität erhalten und wird monatlich im Jahre 2019 den Verwalter-Benutzer auf das Erfordernis des Windows Upgrades hinweisen, damit RA-MICRO auch nach dem 31.12.2019 auf den PCs starten kann. Die Office Schnittstellen werden wir hingegen in einer 32-Bit und einer 64-Bit Version installieren, sodass eine aufwändige Umstellung der Office Versionen vermieden wird Office kann also weiterhin in 32-Bit Technologie auf den Kundenanlagen verbleiben. Die Installation der für die Office Version richtigen Version wird automatisch erfolgen, sodass diesbezüglich von Kundenseite nichts zu veranlassen ist.

2. beA

Die Inbetriebnahme der beA-Schnittstelle in RA-MICRO ist unproblematisch verlaufen, uns liegen positive Rückmeldungen zur Bewährung in der Praxis aus dem Kundenkreise vor. Die Integration der beA-Schnittstelle in RA-MICRO wird weiter optimiert und ausgebaut: Im 1. Quartal 2019 wird es die Übermittlung des Mahnbescheides via beA und die Anbindung der beA Signaturfunktion geben, sodass dann Signatur-Zusatzsoftware wie SecSigner und Open-Limit nicht mehr erforderlich ist.

3. beN

Die Anbindung des beN an RA-MICRO wird mit der RA-MICRO Version 2019 ab Anfang 2019 zur Verfügung stehen. Es wird dazu eine gesonderte Nachricht an die Notariatskanzleien geben. Bitte aktivieren Sie keinesfalls vorher einen etwa schon zur Verfügung stehenden beN Zugang!

4. DSGVO/BDSG

Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit dürfen nicht mehr benötigte persönliche Daten von Dritten nicht gespeichert bleiben. In der Version 2019 sind folgende Verbesserungen für Datenlöschungen in RA-MICRO enthalten:

  1. Lösch-Assistent (im PD-Bereich: Kanzlei)

    Dieser enthält zunächst die Bereiche Adressen und Akten. Es können Adressen ohne Aktenbezug gelöscht werden, d. h. Adressnummern, die nicht als Beteiligte mit Akten verknüpft sind. Weiter können nun ganze Aktenjahrgänge gelöscht werden, in denen alle Akten abgelegt sind und deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist, einschließlich ALLER mit diesen Akten in RA MICRO exklusiv verknüpften Daten, insbesondere Aktenkonten, Forderungskonten, archivierte Dateien. Die Aufnahme von Löschfunktionen weiterer RA-MICRO Datenbestände ist vorgesehen.

  2. Akten-Archivierung (im Programm: Aktenregister)

    Neu wurde bei der Aktenablage die Option der Akten-Archivierung eingeführt. Archivierung bedeutet, dass für diese Akte/Aktennummer eine einzelne verschlüsselte und komprimierte Archivdatei in einen Speicherordner außerhalb des normalen RA-MICRO Speicherordners gespeichert wird, der optional auf einem anderen Speicherlaufwerk gehalten wird (empfohlen für größere Datenbestände). Die Akten-Archivdatei enthält E-Akte, Aktenvorblatt, Aktenkonto, Forderungskonto. Mit dem E-Akte-Fenster kann die E-Akte weiterhin angezeigt werden (der Aufruf dauert durch die Notwendigkeit des Entpackens etwas länger als der von laufenden Akten). Die Archivierung ist nötig, um den Datenbestand der laufenden Akten möglichst klein zu halten und nicht laufend anwachsen zu lassen. Die laufende Erhöhung der Dateianzahl und Daten-Größe im aktuellen Arbeitsdatenbestand hat negative Folgen für Performance, Betriebssicherheit sowie für die Datensicherung und Datenrücksicherung im Störungsfall. Daher ist sowohl die laufende Archivierung bei der Aktenablage als auch die manuell auszulösende neue Akten-Archivierung im Aktenregister zu empfehlen. Wir empfehlen, die Akten-Archivierung im Aktenregister jahrgangsweise auszuführen. Die Archivierung im Aktenregister kann je nach Datenbestand eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Während der Archivierung kann mit RA-MICRO weitergearbeitet werden.

5. RA-MICRO Apps für iPhone/iPad und Android

Es stehen derzeit folgende RA-MICRO Apps zum kostenlosen Download zur Verfügung:

  • RA-MICRO APP
  • RA-MICRO Mandant APP
  • DictaNet App
  • Deutsche Gesetze App

In der Entwicklung befindet sich eine technologisch neuartige RA-MICRO E-Akte App, die gleichermaßen für die Systeme Windows, Android und Apple iOS hergestellt wird. Diese erhält die moderne NOSQL Datenbanktechnologie, die auch in RA-MICRO zunehmend integriert wird. Dadurch wird es möglich, eine sichere und direkte Online-Offline-Synchronisation auf Datenbankebene von Dokumenten und E-Akten zwischen den Apps und der Kanzlei zu realisieren. Dies ermöglicht dann insbesondere die einfache Herstellung von Annotationen in den Apps, auch handschriftlich, auf Dokumenten mit Rücksynchronisation in den Kanzleidatenbestand. Diese Lösung wird im 2. Halbjahr 2019 erscheinen.

6. Outlook Arbeitsplatz

Ein neues Add-in für Outlook 2013 und 2016 steht zur Verfügung: Outlook Arbeitsplatz (AP). Der Outlook AP enthält die Funktionen RA-MICRO PD und RA-MICRO PK. Die Installation erfolgt automatisch bei Programmstart von RA-MICRO, wenn auf dem Arbeitsplatz Office installiert ist. Ansonsten erfolgt die Installation über Kanzlei, Modul Einstellungen, MS-Office.

  1. Der RA-MICRO PD ist eine alternative Bedienoberfläche zum herkömmlichen RA-MICRO PD Hauptmenü. Auf dem Arbeitsplatz-PC muss RA-MICRO installiert sein. Während der Nutzung des Outlook AP muss RA-MICRO im Hintergrund auf dem PC laufen. Der erste RA-MICRO Programmaufruf startet RA-MICRO, sofern es noch nicht läuft; dieses läuft dann im Hintergrund im sogenannten silent mode, d. h., der herkömmliche RA-MICRO PD kann nicht mehr aufgerufen werden, wenn RA-MICRO aus dem Outlook AP gestartet wurde. Es ist aber auch möglich, beide Oberflächen zu verwenden, wenn RA-MICRO wie gewohnt vom Desktop aus gestartet wurde.

    RA-MICRO Outlook Desktop

    Mit Klick auf das gewünschte Programm-Icon, z. B. Akten, werden die zum jeweiligen Modul gehörenden RA-MICRO Programmfunktionen aufgerufen.

    Über den Einstellungsbutton kann die Personal Desktop Ansicht aufgerufen werden:

    RA-MICRO Outlook Bedienung

    Der Outlook RA-MICRO PD kann damit einfach und übersichtlich an die Nutzungsanforderungen des Benutzers angepasst werden. Die gewünschten Programmfunktionen können mit Klick auf den Pfeil, z. B. Akten und Aktenkonto, in der jeweiligen Checkbox ab- oder angewählt werden. Die abgewählten Icons sind dann in der Ribbonleiste von Outlook ausgegraut und stehen nicht zur Verfügung.

    Die Programmmodule, die im Outlook Ribbon angezeigt werden sollen, können mit den Checkboxen ausgewählt werden. Mit Klick auf die Programmbuttons werden die Untermenüs der Programme zur Auswahl angezeigt, die ebenfalls an- und abgewählt werden können. So kann der Outlook RA-MICRO PD an die Nutzungsanforderungen des Benutzers angepasst und einfach und übersichtlich gestaltet werden.

  2. Der Outlook RA-MICRO PK ist eine alternative Bedienoberfläche zum herkömmlichen RA MICRO Postkorb.

    Er enthält einen Ordner RA-MICRO Akten (E-Akten) und einen Ordner RA-MICRO Postkorb (E-Dokumente). Diese beiden Ordner werden mit RA-MICRO synchronisiert, wenn eine Netzwerk-Datenverbindung besteht.

    RA-MICRO Outlook Fristen

    Den Status der Datenverbindung zeigt das große runde Symbol oben rechts in der Ribbonleiste des Outlook RA-MICRO PK an: Ist es grün, besteht eine Verbindung zum RA-MICRO Datenbestand, ist es grau, enthalten die beiden Postkorb-Ordner nur die Dateien, die auf den lokalen PC automatisch oder manuell synchronisiert worden sind.

    RA-MICRO Outlook PK

    Automatisch synchronisiert werden können Fristen- und Terminsakten, andere Akten können manuell synchronisiert werden. Es können so wie in der RA-MICRO APP auch Akten über das Internet angefordert werden (wenn das Recht freigegeben ist). Der Dokumentenbestand des RA-MICRO Postkorbes wird automatisch auch lokal synchron vorgehalten. E-Mails, die in E-Mail-Konten eingehen, können per Drag & Drop in den Postkorb und in beliebig anzulegende Unterordner eingestellt werden. Dabei erfolgt der Aufruf des E-Akte-Speicherdialogs und es muss eine Aktennummer zugeordnet werden. D. h., der Unterschied zu allgemein in Outlook vorhandenen E-Mails und dem RA-MICRO Postkorb besteht darin, dass hier ausnahmslos jeder Eintrag eine Aktennummer haben muss und damit dann in die RA-MICRO E-Akten Datenbank aufgenommen worden ist. Verfügungen können zu Postkorb-Dokumenten gemacht werden, ebenso Annotationen.

7. RA-MICRO Krypt

RA-MICRO Outlook Verschlüsselung

RA-MICRO Krypt ist ein neues, von RA-MICRO für den internationalen Markt entwickeltes E-Mail-Sicherheitsprodukt, das als Add-in für Outlook ab Version 2013 zur Verfügung steht. Dieses kann aus Kanzlei, Modul Einstellungen, MS-Office installiert werden und steht auch im Downloadbereich der RA-MICRO Homepage zur Verfügung. Dem Publikum, vor allem auch Mandanten, wird das Produkt über die Seite http://www.ra-micro-krypt.com dargeboten. Die RA MICRO Krypt Verschlüsselung ist Bestandteil des neuen RA-MICRO E-Versandes, die gesamte Nutzung von RA-MICRO Krypt in der RA-MICRO Kanzleisoftware mit RA-MICRO Adressen ist kostenlos. Der Sinn von RA-MICRO Krypt ist die ganz einfache aber hochsichere verschlüsselte E Mail-Anhang Kommunikation mit Microsoft Outlook. Krypt verschlüsselt nicht die E-Mails selbst, sondern nur die Anhänge. Der RA-MICRO E-Versand verschlüsselt im hochsicheren Krypt AES 256-Bit Format. Hat der Empfänger (insbesondere der Mandant) Outlook, wird er beim ersten Empfang auf die empfehlenswerte Möglichkeit des Downloads des RA-MICRO Krypt Outlook Add-ins hingewiesen. Andernfalls besteht die Möglichkeit, den RA-MICRO DeKrypter für Windows von der Homepage herunterzuladen, der außerhalb von Outlook die Entschlüsselung ermöglicht, aber jedesmal das Passwort erfordert. Im RA-MICRO Krypt Add-in wird hingegen nur einmal beim ersten Empfang die Absender E-Mail-Adresse bestätigt. Es kann dem Empfänger ein Passwort durch den Absender zugeordnet und übermittelt werden, es kann aber auch die Krypt Standard-Verschlüsselung gewählt werden, die kein Passwort erfordert und einen einfachen Schutz gegen das Mitlesen von E-Mail-Anhängen bietet. Bei der Krypt Kennwort-Verschlüsselung hängt die Sicherheit der Verschlüsselung von der Komplexität und Länge des Passwortes ab. Der Empfänger von Krypt-E-Mails kann beliebig viele Korrespondenz-Adressen in Krypt haben. Das aktive Eintragen von E Mail-Adressen für neue E-Mail-Kontakte im Krypt Add-in erfordert eine Registrierung im RA-MICRO Online Store, diese ist nur Geschäftskunden möglich. D. h., Konsumenten/nicht geschäftliche Mandanten können Krypt zwar von solchen registrierten Nutzern als Korrespondenz-Partner mit diesen nutzen, aber nicht selbstständig neue Kontakte hinzufügen. Bis zu 2 Korrespondenz-Adressen können im Krypt Add-in kostenlos hinzugefügt werden, darüber hinaus sind 8 weitere Korrespondenz-Adressen für 9 Euro monatlich zu abonnieren, dieser Preis enthält Support und Updates.

Download RA-MICRO Outlook Verschlüsselung

Für den Empfang auf iPhone/iPad und Android-Geräten gibt es kostenlos die Krypt App. Nach Touch auf den verschlüsselten Anhang wählt man: öffnen mit Krypt App. Die Krypt App ist konzipiert für das sichere Versenden von in der Mobilität erfassten Dateien: Google-Recherchen, Dropbox-Dateien, Sprachaufnahmen, Scans, Fotos, die dann mit Krypt-Verschlüsselung an einen Outlook-PC gesandt und dort automatisch entschlüsselt werden. Damit ist Krypt ein ideales und weltweit wohl einmaliges System für die einfache verschlüsselte vertrauliche Kommunikation der Büro-PCs mit mobilen Geräten, vor allem auch per Sprache; denn insbesondere in der Mobilität ist die Datensicherheit wegen der unbekannten und oft unsicheren Internet-Wege und -Anbindungen ein zu beachtendes Problem für alle geheimhaltungsbedürftigen Informationen und Daten.

8. RA-MICROv

RA-MICROv ist ein modernes, viele Vorteile bietendes Konzept für die Gestaltung der Kanzlei-EDV mit RA-MICRO Kanzleisoftware und DictaNet Diktiersoftware beruhend auf der Technologie der PC Desktop Virtualisierung. RA-MICROv wurde entwickelt für die erhöhten Sicherheits- und Leistungsanforderungen der künftigen digitalen, d. h. weitgehend papierlosen, Kanzlei im Zeitalter von beA, beN und ERV. RA-MICROv bietet drei Optionen für die Kanzlei-EDV: vPC, vServer und vCloud. Die Benutzer nutzen entweder einen herkömmlichen PC-Netzwerk-Arbeitsplatz in der Kanzlei (fat client) oder einen virtualisierten vDesktop oder vPC PC-Arbeitsplatz mit beliebigen Endgeräten an beliebigen Orten (thin client).

  1. vPC ist ein herkömmlicher PC-Arbeitsplatz, der aufgrund der hohen Leistungsfähigkeit moderner stromsparender und damit emissionsarmer PCs mit SSD Speichertechnologie, insbesondere der modernen NVMe SSD Speicher, kostensparend als Doppelarbeitsplatz genutzt werden kann: Mit dem kostenlosen Windows Feature Hyper-V wird ein RA-MICROv vPC auf diesem virtualisiert. Diese Lösung wird auch anschaulich RA-MICROv Tandem genannt. Auf den vPC greift ein weiterer Nutzer als Fern-Arbeitsplatz zu, typischerweise ein Anwalts-PC/Laptop (z. B. auch MacBook) auf den Büroarbeitsplatz-PC. In einem Netzwerk können mehrere vPCs eingesetzt werden. Diese Lösung ermöglicht, einfach und kostengünstig von außerhalb im Büro zu arbeiten. Dafür sind kein aufwändiger Terminalserver und auch keine Cloud-Lösung nötig. Ältere PCs mit einem USB 3 Port können sehr einfach mit einem USB flash drive (USB-Stick) erweitert und zu einem vPC gestaltet werden.

  2. vServer nutzt ein herkömmliches Server-PC-Gerät in der Kanzlei oder in einem Rechenzentrum, empfohlen für eine Kanzleigröße von 3-30 Arbeitsplätzen. Der vServer kann je nach Leistungsfähigkeit auf bis zu 5 Fern-Arbeitsplätzen auch als vServer AP genutzt werden.

  3. vCloud bietet beliebig skalierbare Rechenleistung verbundener PC-Hardware für die Virtualisierung praktisch beliebig vieler vDesktop Arbeitsplätze; empfohlen ab 10 Arbeitsplätzen. Wir empfehlen allen Kunden bei grundlegenden Erneuerungen der Kanzlei-EDV wie Server-Wechsel auf das zukunftssichere virtuelle RA-MICROv System zu wechseln.

    Nähere Informationen zu RA-MICROv finden Sie auf der RA-MICRO Homepage. Nutzen Sie gern die kostenlos und unverbindlich angebotene Fachberatung durch das RA-MICRO vTeam unter 030 43598-801, auch zu einem zu vereinbarenden Wunschtermin.

    Die Nutzung von RA-MICRO Kanzleisoftware in einer virtualisierten Windows Systemumgebung, also auch mit RA-MICROv, erfordert stets das RA-MICROv Lizenz Upgrade. Dieses ist für einen monatlichen Zuschlag von 10 Euro je Arbeitsplatz erhältlich.

9. Diverse Neuerungen

Neue Module: Kostenrisiko, Fahrtenbuch, Cube.

Verbesserungen der schnellen Bedienung mit Tastatur: PD mit Leertaste zurück, Postkorb setzt mit Leertaste Fokus und navigiert mit Leertaste in der Dokumentenliste.

WDM wird zu TVM: Das Modul WDM wurde in den als Abkürzung der Funktionsbeschreibung besser verständlichen Namen TVM für Text Variablen Manager umbenannt. Dieses Programm bietet große Rationalisierungsmöglichkeiten, wird in der Praxis aber nicht genügend genutzt. TVM wird in Zukunft größeren Nutzen dadurch erlangen, dass in 2019 eine Erweiterung der OMA Online Mandats-Aufnahme durch die Integration des TVM erfolgen wird. Dann kann der Mandant mittels von der Kanzlei gestaltbarer Erfassungsmasken zum Mandat initiativ und begleitend ausgewählte Daten eingeben und pflegen, die dann automatisch über Platzhalter-Variablen in Textbausteine eingelesen werden. Diese Funktionalität wird allgemein in der Version 2020 zur Verfügung stehen.

Die Bedienoberfläche des RA-MICRO Postkorbs wurde überarbeitet und in zahlreichen Details verbessert. Insbesondere kann jetzt die bisherige Doppelung von Tabelle und Baum-Darstellung der Dokumente ausgeschaltet werden. Dann kann primär mit der Tabelle gearbeitet werden und im Baum werden nur Aktennummern angezeigt, die mehrere Dokumente in diesem Postkorb haben. Neu ist eine Aktionsleiste zum Dokument, die über diesem angezeigt wird und die häufige Aktionen wie Termine, Wiedervorlagen, Fristen, Verfügungen schnell ermöglicht. Mit der Aktionsleiste zum Dokument notierte Termine, Wiedervorlagen und Fristen werden auf dem Dokument als Vermerke angezeigt. Die Aktionsleiste wurde auch im RA-MICRO Posteingang zum Dokument eingefügt.

Der RA-MICRO E-Versand wurde neu gestaltet:

RA-MICRO E-Versand

10. Unternehmensnachrichten

Die Gesellschaft firmiert als RA-MICRO Software AG. Vorstände sind RA Josef Heinz, Umberto Mastropietro, RAin Marie-Ivonne Otisi-Schaarschmidt. Aufsichtsräte sind RA Dr. Becker (Vors.), RA Lutz Krüger und RAin Elke Fischer. Die Aktien der Gesellschaft wurden am 19.11.2018 in den Handel der Börse Berlin unter dem Börsenkürzel RA9 eingeführt. Der von der BAFIN genehmigte Wertpapierprospekt ist auf der RA-MICRO Homepage veröffentlicht. Die RA-MICRO Aktie wird zur Erhöhung der Attraktivität als langfristiges, sicheres und ertragsstarkes Rendite-Wertpapier ab 2019 auf vierteljährliche Renditeausschüttung umgestellt.

Wir wünschen allen Kunden und Mitarbeitern ein gutes und erfolgreiches Jahr 2019!



Quelle: http://2019.ra-micro.de/





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